Dalam membangun suatu perkebunan Kelapa Sawit , syarat / faktor pertama yang harus diperhitungkan ialah masalah transport karena :

Hasil yang diproduksi oleh tanaman itu sendiri cukup tinggi. Produksi FFB / Ha TBS antara 20 – 30 ton .
Keterlambatan pengangkutan / transportasi akan mempengaruhi proses pengolahan dan kapasitas pabrik, bila proses pengolahannya terlambat karena buah yang akan diolah tidak up-to date pemasukannya maka mutu hasil minyak yang dihasilkan di pabrik akan menurun ( FFA naik ).
Keterlambatan pengangkutan akan menyulitkan kontrol terhadap ekstraksi minyak, karena kadar air didalam buah tersebut akan turun, yang mengakibatkan BJR dan ekstrasinya turun, disamping peluang untuk hilangnya brondolan dan buah dari TPH akan lebih besar 
Untuk mempertinggi produksi Kelapa Sawit, dibutuhkan pupuk dalam jumlah yang besar.

Contoh :

Pada saat ini dalam program pemupukan telah menggunakan pupuk 5 – 6 kg / pkk, untuk mengangkut pupuk yang ribuan ton jumlahnya transport harus dikoordinir dengan rapi agar program pemupukan tersebut cepat selesai sesuai dengan schedule yang dibuat tanpa mengganggu transport buah ke pabrik.

Berdasarkan pengalaman dan setelah memperhatikan pengelolaan operasi transport di kebun – kebun kelapa sawit lainnya, kami dapat mengambil satu rumus seperti tersebut dibawah ini :

Untuk setiap 400 Ha kebun kelapa sawit , dibutuhkan satu truck untuk angkat TBS dan untuk setiap 1.000 Ha diperlukan 1 truck untuk angkutan lain – lain , dengan alasan – alasan tersebut diatas kami menganggap bahwa transport di perkebunan kelapa sawit sudah seharusnya dikelola dengan administrasi dan pengoperasian yang baik . 

Melihat pentingnya transportasi di perkebunan kelapa sawit maka perawatan dan cara perbaikan kendaraan atau alat berat yang merupakan sarana transportasi harus diperhatikan sehingga kendaraan tersebut dapat berfungsi dengan baik pada saat dibutuhkan. Kegiatan traksi dapat diringkas sebagai berikut.

rawat/ memperbaiki seluruh mesin – mesin/ alat berat/ kendaraan milik perkebunan agar selalu siap pakai untuk program – program pekerjaan penting di kebun.
Mengatur distribusi/ penempatan alat transport dan mesin – mesin lainnya ( mesin listrik, mesin air, dsb. ) ke afdeling – sesuai dengan kebutuhan ( permintaan ) kebun atau afdeling, serta membantu memonitor kegiatan operasionalnya.
Membantu tindakan perawatan/ perbaikan prasarana kebun ( jembatan, rumah karyawan dan bangunan lainnya )
Mengadakan prasarana kebun dan peralatan sesuai standart kualitas kebun.
Merencanakan persiapan suku cadang alat dan mesin – mesin dengan berpedoman pada monitoring operasional dan administrasi ( carlog, dan sebagainya ), up to date, terkendali dan tepat guna.

TRAKSI 

1. Struktur wewenang dan Kewajiban

Bagan organisasi traksi di perkebunan biasanya terdiri dari satu orang staf traksi, yang posisinya sejajar dengan asisten afdeling dan sama – sama berada di bawah pengurus kebun ( manajer ). Staf traksi membawahi kepala tukang, kepala bengkel, mandor transport, dan krani traksi.

Fungsi manajer adalah menetapkan kebijakan sitem kerja unit traksi. Fungsi staf traksi adalah menjabarkan kebijakan manajer agar seluruh fungsi unit traksi secara tehnis, operasional dan administrasi dapat mencapai sasaran efisien dan efektif. Fungsi asisten afdeling adalah melakukan koordinasi dengan staf traksi dalam hal kebutuhan kendaraan, alat kerja atau mesin – mesin serta ikut aktif dalam pengawasan operasional dilapangan guna sasaran disiplin, efektif, efisien dan administrasi yang up to date.

Wewenang dan kewajiban staf serta karyawan traksi harus jelas agar pekerjaan traksi dan transportasi dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar. Deskripsi wewenang dan kewajiban utama mereka sebagai berikut.

a. Staf Traksi

Melakukan pengawasan/ pemeriksaan kehadiran seluruh petugas traksi ( mandor transport dan seluruh operator, kepala bengkel dan seluuruh mekanik, kepala tukang dan seluruh tukang, krani ) pada pukul 06.00 WIB.
Memeriksa kesesuaian perawatan alat transport ( pemeriksaan rutin : oil engine, air radiator, accu battery, minyak rem, dan lain – lain ) sebelum alat kendaraan start atau dioperasikan bersama sopir dan mandor transport.
Memeriksa kelengkapan data inventaris alat perlengkapan sesuai kartu perkakas setiap alat transport ( kunci roda, ban serep, dongkrak, sekop, cangkul dan sebagainya ).
Memeriksa kelengkapan pengisian buku tugas harian masing – masing transport ( sudah terisi dengan baik dan dapat dipahami sopir/ operator ) serta memeriksa carlog ( sudah terisi dengan baik dan up to date )
Menilai/ memonitor kelancaran angkutan, terutama produksi, sesuai dengan jarak dan waktu yang dibutuhkan untuk setiap afdeling, termasuk memantau keadaan pasar dan titi jalan motor.
Sore hari, pukul 17.00 – 20.00 WIB, membantu mandor transport mengatur penugasan msing – masing transport, berdasarkan keperluan permintaan dari setiap afdeling agar lebih efisien.
Membaut catatan situasi penyimpangan – penyimpangan dalam buku rekapitulasi perjalanan alat transport, disertai pembuatan petunjuk mengatasinya setelah berkonsultasi dengan manajer pada kesempatan pertama.
Membantu/ memeriksa krani transport dalam kewajiban harian sebagai petugas administrasi, baik administrasi transoprt, suku cadang, perawatan, biaya dan lain – lain untuk menghindari penyimpangan data, keterlambatan laporan dan sebagainya.
Menetapkan tugas harian atau rencana kerja harian kepala bengkel dan kepala tukang beserta pekerjanya dalam papan kerja harian, memeriksa hasil pekerjaan, serta memberikan petunjuk dan mengatur tata letak bengkel untuk kemudahan dan keleluasaan dalam bekerja.
Mengawasi kebersihan lingkungan dan keamanan unit transport, perbengkelan dan pertukangan.
Memeriksa kelancaran kendaraan penumpang dan operasional alat berat yang secara khusus operasionalnya di lapangan diawasi oleh asisten atau askep.

b. Kepala Bengkel

Melaksanakan garis instruksi kerja sesuai dengan rencana kerja harian yang ditetapkan oleh staf traksi,
Mengatur tukang bengkel, sesuai dengan profesi atau tingkat ketrampilan masing – masing. Hal tersebut perlu ditetapkan melalui daftar khusus penanggung jawab setiap servis mesin ringan ( sepeda motor dan mesin – mesin lain), kendaraan penumpang ( jip solar/ diesel, pool, bus, ambulance ), alat angkutan truk dan alat berat, serta pembuatan alat pertanian ( tukang besi ). Selain itu, kepala bengkel secara khusus memonitor dan mengawasi prestasi dan kualitas kerja.
Menetapkan petugas khusus ( anggota bengkel ) yang bertanggung jawab sebagai pelaksana doorsmeer alat transport, jangan sekali – kali dilimpahkan kepada kenek motor saja.
Mengadakan pemeriksaan akhir servis kendaraan bersama – sama staf traksi dan mengisi daftar isian pemeriksaan.
Bersama staf traksi mengatur tata ruang bengkel agar setiap ruang dapat memberikan jaminan keamanan pengawasan, keamanan spare part/ suku cadang yang dipersiapkan untuk disempurnakan kembali, membantu memeriksa/ memesan kebutuhan suku cadang, serta melarang adanya kanibalisme di bengkel,
Mengatur kebersihan dan keamanan bengkel, terutama menjaga ketertiban lalu – lintas pekerja/ orang lain yang tidak berkepentingan dalam lokasi bengkel.

c. Mandor Transport

Mengatur dan memeriksa seluruh alat transport agar pada pukul 06.00 WIB seluruh armada transport sudah siap beroperasi,
Memeriksa keadaan alat transport bersama sopir/ operator yang bersangkutan tanpa menghambat keseluruhan operasional pekerjaan menugaskan perbaikan alat transport dengan segera bila diketahui tidak layak dioperasikan. Selain itu, mandor transport memberikan laporan langsung kepada staf traksi pada kesempatan pertama,
Mengatur pelaksanaan harian doorsmeer, reparasi dan penugasan harian setiap alat transport melalui buku tugas harian,
Memeriksa pengisian carlog secara up to date dan benar, menyelesaikan hambatan secara tuntas setiap kejadian di lapangan, serta tetap memberikan laporan kepada staf traksi pada kesempatan pertama,
Setiap hari membuat catatan permasalahan transport, antara lain kebutuhan dan pesanan suku cadang, sebab keterlambatan, atau penyimpangan dan sebagainya. Semua permasalahan tersebut tercatat dalam buku rekapitulasi perjalanan alat transport,
Mengawasi kelancaran angkutan produksi harian dan lain – lain, termasuk brondolan di TPH, buah jatuh di jalan, serta selalu memantau buah tinggal melaui peta potong buah harian,
Bertanggung jawab terhadap keamanan dan penggunaan kendaraan, peralatan, dan perlengkapan transport.

d. Kepala Tukang

Melaksanakan garis instruksi kerja sesuai dengan rencana kerja harian yang ditetapkan oleh staf traksi,
Mengatur tenaga kerja tukang batu dan tukang kayu sesuai dengan profesi atau tingkat ketrampilan masing – masing pekerja. Hal tersebut perlu ditetapkan melalui daftar khusus penanggung jawab setiap perbaikan prasarana ( jembatan dan lain – lain ) maupun bangunan ( rumah karyawan, bangunan kerja dan lain – lain ),
Memeriksa ketersediaan bahan bangunan ( semen, pasir, paku dan sebagainya ) agar tidak terjadi kekurangan/ kehabisan bahan pada saat pelaksanaan pekerjaan,
Mengadakan pemeriksaan akhir perbaikan prasarana dan bangunan bersama – sama staf traksi dan mengisi daftar isian pemeriksaan.

e. Krani Traksi

Memeriksa rutin ijin kendaraan ( STNK ), memberikan perhatian khusus pada masa berlaku, serta memeriksa kendaraan ( kir ),
Memeriksa, membuat file/ copy SIM setiap sopir/ operator, dan memberikan perhatian khusus terhadap masa berlaku,
Mengisi buku riwayat kendaraan secara up to date, mengisi buku rekapitulasi pemakaian bahan bakar, oli, dan oli bekas. Mencatat semua suku cadang yang dipakai pada masing – masing file kendaraan dan sebagainya,
Meneliti dan membuat bon suku cadang serta mengajukan pesanan suku cadang dengan terlebih dahulu memeriksa stok suku cadang di gudang sentral,
Mengisi buku rekapitulasi carlog serta memeriksa kewajaran pengisian tonase angkutan dalam hal jumlah trip dan volume diangkut,
Mengisi buku rekapitulasi mobil penumpang,
Mempersiapkan buku premi angkutan, yang disahkan staf traksi dan dikirim ke afdeling pada setiap awal bulan setelah tutup buku,
Mengisi laporan statistik transport, kapasitas angkutan dna pemakaian biaya rata – rata setiap bulan,
Membuat laporan bulanan transport alat berat dan mesin – mesin lain dilengkapi dengan ulasan singkat dan jelas menyangkut keadaan nyata selama operasional,
Membuat rekapitulasi perjalanan harian alat transport sesuai dengan tenaga operasional di lapangan,
Mendata, membuat inventaris, menyusun dalam rak/ lemari atas suku cadang bekas pengganti yang masih mungkin digunakan kembali atau untuk contoh pesanan suku cadang.

f. Sopir/ Operator

Setiap pagi sebelum kendaraan dihidupkan, sopir harus memeriksa :
Kendaraan ( air pendingin mesin/ radiator, oli mesin, air batery, minyak rem, tali kipas dan lain – lain ),
Alat inventaris ( kunci roda, ban serep, dongkrak, sekop, cangkul dan lain – lain ), serta
Administrasi ( buku tugas harian, carlog dan lain – lain )
Memastikan kendaraan harus sudah mulai bergerak menuju lokasi yang telah ditentukan sesuai buku tugas pada pukul 06.00 WIB. Catatan : memahami, mengerti dan hanya melaksanakan setiap perintah penugasan di buku tugas.
Memastikan bahwa seluruh angkutan lain – lain di divisi harus sudah selesai pukul 08.00 WIB dan segera menuju ke tempat pemotongan buah,

• Melaksanakan pengangkutan buah dengan memperhatikan beberapa hal berikut,

Brondolan harus bersih di TPH,
Muatan tidak melebihi kapasitas angkut yang telah ditentukan,
Wajib memuat buah yang jatuh di jalan kebun,
Tidak ada buah restan di lapangan,
Tidak menjalankan kendaraan dengan kecepatan tinggi ( ngebut ).

Melaksanakan pengangkutan lain – lain dengan memperhatikan hal berikut,

Peletakan barang dilokasi tujuan hendaknya telah dilakukan dengan benar ( pupuk di tempat – tempat yang sudah di beri tanda, bibit diatur rapi dan tidak rebah, janjang kosong tidak menutupi dan sebagainya ),
Volume barang yang dikirim/ dimuat harus sama dengan yang diletakkan di tujuan, sesuai dengan SPB ( Surat Pengantar Barang )/ tanda terima,
Mengisi carlog secara benar dan tepat waktu, sesuai pekerjaan yang dilakukan,
Melakukan pencucian kendaraan pada sore hari bila waktu masih memungkinkan ( antara pukul 18.00 – 19.00 WIB ), tanpa harus menunggu perintah dari mandor transport / asisten,
Menjaga dan merawat kendaraan, termasuk kelengkapan peralatan/ accessories sesuai aslinya dan dilarang memasang accessories tambahan tanpa seijin pihak manajemen,
Bertanggung jawab penuh terhadap kemungkinan kendaraan rusak/ kepater, terlebih bila disebabkan oleh faktor kelalaian pengemudi/ sopir, sampai kendaraan tiba kembali ke garasi/ traksi. 

2. Sistem Kerja

a. Mekanisme Kerja Servis Maintenance ( Perawatan Mmingguan )

Perawatan mingguan adalah perawatan dasar yang mutlak bagi setiap unit kendaraan. Tujuannya untuk memonitor secara terus – menerus kondisi alat sehingga kerusakan dapat diantisipasi sejak dini. Tanggap terhadap kerusakan kecil akan terhindar dari kerusakan yang lebih besar. Dalam servis ini, yang harus diperhatikan secara khusus yaitu kendaraan harus bersih bila masuk bengkel.

Servsi kerusakan dilakukan apabila terjadi kerusakan kendaraan/ alat berat/ mesin – mesin secara insidental ( tidak terduga ), misalnya seal water pump bocor, disc clutch rusak, pecah bearing dan kerusakan bagian lainnya.

Perhatikan jadwal top overhaul atau general overhaul. PP suku cadang harus sudah diajukan pada saat alat/ kendaraan/ mesin – mesin menjelang usia overhaul ( antisipasi proses realisasi PP ). Ketelitian dan kebersihan dalam pelaksanaan overhaul mutlak harus dijaga, disamping kemampuan teknik mekanik yang cukup memadai.

b. Tehnis Pelaksanaan Kerja

Tehnis pelaksanaan kerja menuntut detial dan pelaksanaan yang berbeda antara perawatan rutin, penggantian suku cadang yang sesuai jadwal dan overhaul.

Perawatan/ maintenance (doorsmeer )

Perawatan kendaraan, alat berat, dan mesin – mesin penunjang perlu diperhatikan sedini mungkin agar tidak terjadi kerusakan mendadak atau cepatnya keausan komponen yang bergesekan. Banyak hal yang perlu dilakukan dalam mengantisipasi kerusakan antara lain pemeriksaan/ perawatan setiap hari yang dilakukan oleh operator/ sopir. Perawatan/ pemeriksaan kendaraan, alat berat, dan mesin – mesin sebelum dijalankan rikhendaknya dilakukan setiap hari. Perawatan/ pemeriksaan tersebut antara lain sebagai berikut.

Periksa seluruh permukaan oli sebelum mesin dinyalakan/ dihidupkan,
Periksa air battery beserta kabel – kabelnya,
Periksa air radiator,
Periksa ketinggian/ sistem rem,
Periksa jarak/ sistem kopling/ klos,
Periksa sistem kelistrikan/ instrumen panel/ lampu – lampu,
Periksa ketegangan tali kipas,
Periksa tekanan angin ban,
Periksa seluruh baut – baut untuk menghindari adanya baut yang hilang atau longgar,
Periksa kelayakan fungsi dump/ sistem hidrolik,
Nyalakan mesin dengan putaran rendah dan perhatikan kelainan suara pada mesin,
Periksa kebocoran – kebocoran oli,
Lakukan pemeriksaan keliling sebanyak 2 kali sebelum alat dijalankan.

c. Jadwal penggantian

Jadwal penggantian suku cadang perlu diperhatikan waktunya. Kelalaian penggantian suku cadang yang berhubungan langsung dengan mesin dapat berakibat fatal dan merusak komponen – komponen lain ( mempercepat keausannya ).

Dalam perawatan/ penggantian suku cadang, ada beberapa hal yang perlu mendapat perhatian dari sopir/ operator antara lain sebagai berikut.

Pembersihan air cleaner ( saringan udara ) sebaiknya dilakukan setiap hari atau minimum 2 hari sekali,
Pemberian gemuk atau pispot dilakukan 1 kali seminggu atau setiap 50 – 60 jam operasi,
Pemeriksaan bearing roda dan bearing king pin dilakukan 1 kali seminggu,
Pengisian BBM sebaiknya diisi penuh setelah selesai beroperasi ( sore hari sebelum parkir ). Hal ini bertujuan untuk menghindari ruang kosong dalam tangki bahan bakar agar tidak terjadi penguapan atau pengembunan,
Pembersihan alat sebaiknya dilakukan setiap hari setelah dioperasikan,
Pemeriksaan tie rod, profeller shaft, dan lain – lain dilakukan saat melakukan jadwal servis.

d. Top overhaul

Top overhaul dilakukan pada saat mesin mulai berasap, oli mesin berkurang mencapai 2 liter hingga saat akan dilakukan penggantian oli berikutnya, dan terdapat beberapa kebocoran pada bagian gasket/ packing.

Sementara yang dimaksud engine overhaul adalah perbaikan pada bagian bagian tertentu saja seperti pada engine, transmisi, gardan, hydrolic, under carriege ( alat berat ) dan sebagainya.

e. General overhaul

General overhaul adalah perbaikan alat/ unit secara total ( untuk alat berat yang berumur antara 10 – 12 tahun ). Biaya yang diperlukan juga cukup mahal dan biasanya dilakukan bila alat berat/ kendaraan tersebut sudah tidak efektif lagi bila dioperasikan.

Pada kondisi ideal, jadwal overhaul beberapa jenis kendaraan/ alat berat/ mesin adalah sebagai berikut.

3. Administrasi Transport

Bagan organisasi traksi di perkebunan biasanya terdiri dari satu orang staff traksi, yang posisinya sejajar dengan Asisten Afdeling dan sama-sama berada di bawah pengurus kebun ( manajer ). Staf traksi membawahi kepala tukang, kepala bengkel, mandor transport dan krani traksi.

Fungsi manajer adalah menetapkan kebijakan sistem kerja unit traksi. Fungsi staf traksi adalah menjabarkan kebijakan manajer agar seluruh fungsi unit traksi secara tehnis, operasional dan aministrasi dapat mencapai sasaran efektif. Fungsi asisten afdeling adalah melakukan koordinasi dengan staf traksi dalam kebutuhan kendaraan, alat kerja atau mesin – mesin serta ikut aktif dalam pengawasan operasional di lapangan guna sasaran disiplin, efektif, efisien dan administrasi yang up to date.

Wewenang dan kewajiban staf serta karyawan traksi harus jelas agar pekerjaan traksi dan transportasi dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar. 

Suatu organisasi atau usaha akan berjalan baik bila dikelola dengan administrasi yang baik dan teratur. Oleh karena itu organisasi transport yang sudah mempunyai anggaran / budget tahunan harus dikelola dengan administrasi yang baik agar rencana pemakaian anggaran tahunan tersebut dapat diketahui setiap akhir bulan pelaksanaan penggunaannya .

a. Administrasi transportasi ini langsung dikelola oleh Afdeling Traksi, meliputi jenis pengelolaan pengeluaran BBM, perawatan loco, mobil gerobak, traktor roda, mobil bus sekolah, excavator dan graeder .

b. Pembukuan biaya untuk transport ini ialah pada nomor perkiraan 41106 dan 41107 seperti :

Spare – part
Bahan – bahan minyak / pelumas
Ban 
Gaji, premi dan lembur tukang
Gaji, dan premi supir, kenek dan mekanik
Gaji dan premi transport pekerja ( bongkar muat )

c. Semua biaya yang tersebut diatas akan dicatat dalam satu buku folio yang diberi nama ”Buku Uraian Biaya Perjalanan Kendaraan”, tiap kendaraan masing – masing mempunyai buku tersebut .

d. Uraian perjalanan alat pengangkutan atau lebih lazim dinamakan car-log, tercatat dalam buku uraian biaya perjalanan kendaraan .

e. Selanjutnya Op-tr-01 ( Oil palm transport 01 ) dimasukan dalam formulir Op-tr-02, Op-tr-04 dan terakhir dalam Op-tr-05. Dalam Op-tr-05 telah dapat diketahui biaya pengangkutan: Rp/Ton FFB, Rp/Jam dan Rp/Km.

f. Semua Op-tr ini disimpan dalam map, dimana masing – masing kendaraan mempunyai map sendiri.

g. Sebagai alat kontrol terhadap biaya dan kapasitas dari masing –masing jenis angkutan, dicatat pada papan tulis / yang tergantung di kantor traksi .

h. Selain dari op-tr diatas, ada beberapa Op-tr lagi yang dianggap perlu untuk mengkontrol pelaksanaan transpot ini seperti :

A- Opr-204 – Pemakaian BBM / Pelumas
B- Op-tr-06 – Alat – alat pengangkutan / pengolahan tanah
C- Op-tr-07 – Formulir taksasi buah dari Afdeling
D- Op-tr-08 – Laporan produksi kepada pengurus
E- Op-tr-09 – Daftar pemasukan buah / jam
F- Op-tr-10 – Laporan situasi pengangkutan buah

i. Untuk mengetahui penggunaan pemakaian BBM setiap kendaraan angkutan TBS dibuat satu daftar harian untuk satu bulan yang mencatat kapasitas dan penggunaan BBM . 

4. Hubungan Transport Dengan Pengolahan di Pabrik

Transport buah / TBS merupakan mata rantai dari tiga proses kegiatan di perkebunan Kelapa Sawit yaitu perawatan, panen dan pengangkutan. Ada empat hal yang menjadi sasaran kelancaran transport buah, yaitu :

menjaga agar ALB ( asam lemak bebas ) produksi harian 2 – 3 %,
kapasitas atau kelancaran pengolahan di pabrik,
keamanan TBS di lapangan,
biaya (Rp/Kg TBS) transport yang minimum

Faktor yang mempengaruhi kelancaran transport buah meliputi :

a. Organisasi Potong Buah

Pusingan potong buah dijaga antara 6 – 8 hari sehingga persentase brondolan terhadap janjang maksimum 7 – 9%. Hal ini perlu agar tidak terlalu banyak waktu yang dibutuhkan untuk mengangkat brondolan dari TPH ke kendaraan. Diusahakan agar satu seksi selesai dipotong dalam satu hari, artinya sedapat mungkin dihindari pengulangan panen yang.

b. Bentuk / Pola Jalan

Jalan – jalan buntu ( tidak tembus ) diminimumkan dan sebaiknya tidak ada. Pada areal yang berbukit maka diusahakan jalan dibangun di kaki bukit, bukan di atas bukit.

c. Kondisi / Perawatan Jalan

Faktor utama kelancaran transport yaitu kondisi perawatan jalan itu sendiri, bukan kurangnya unit transportasi. Merupakan gejala umum di perkebunan selama ini, waktu yang disediakan perusahaan untuk road grader banyak digunakan untuk menarik kendaraan yang kepater karena kerusakan jalan. Sebaiknya pemanfaatan road grader seperti ini harus dihindari atau ditiadakan, road grader hanya untuk membentuk dan merawat jalan.

d. Jenis / Tipe Alat Transport

Pemilihan jenis atau tipe alat transport yang akan dipakai disuatu perkebunan didasari oleh faktor jarak afdeling/ blok dengan pabrik. Berikut adalah tabel pemilihan transport.

e. Kondisi / Perawatan Alat Transport.

Perawatan alat – alat transport seringkali merupakan titik lemah yang disebabkan oleh banyak faktor, terutama akibat kurangnya pengetahuan tehnis. Selain itu, kepedulian para staf, terutama Asisten Afdeling sangat berpengaruh. Aspek – aspek yang kurang mendapatkan perhatian yaitu :

lemahnya pengetahuan tehnis karyawan di bengkel,
kurang disiplinnya jadwal maintenance,
muatan ( tonase ) kendaraan yang berlebihan,
pengetahuan tehnis sopir yang minim,
kondisi jalan yang tidak memadai,
Transport TBS sampai larut malam,
sistem premi transport yang kurang menarik, dan beberapa hal lainnya.

5. Organisasi Pengoperasian Alat

Perlunya dihayati bahwa penyediaan kendaraan ( truk dan wheel traktor )oleh perusahaan di perkebunan kelapa sawit terutama untuk transport TBS dan untuk angkutan lainnya.

Apabila semua pekerjaan dikelola dengan baik dan kebun sudah mapan maka persentase pemakaian kendaraan untuk angkutan buah ( TBS ) 75 – 80 % dan untuk angkutan lain – lain ( pupuk, karyawan, bibit dan lain – lain ) 20 – 25 %. Oleh karena itu, penentuan kebutuhan jumlah kendaraan per afdeling, terutama ditentukan oleh jumlah produksi TBS per hari.

Efisiensi pengoperasian alat – alat transport akan maksimum apabila memperhatikan hal berikut.

Setiap hari asisten merencanakan tonase produksi dan angkutan lain – lain untuk besok setiap sore hari. Realisasi produksi tidak boleh terlampau jauh menyimpang dari taksasi, maksimum 2 %. Hal ini perlu diperhatikan dalam rangka penentuan jumlah kendaraan oleh mandor transport atau staf traksi,
Angkutan pupuk per trip minimal 5 ton.
Angkutan pupuk dan angkutan lain – lain sudah harus selesai paling lambat pukul 08.30 WIB agar saat itu juga buah sudah diangkat.
Sopir dan kenek harus membawa ”bontot” dan tidak dibenarkan pulang untuk makan dan minum.
Jadwal ”doormeer” harus benar – benar dilaksanakan. Untuk hal ini perlu tetap tersedia 1 – 2 unit kendaraan untuk menggantikan kendaraan yang sedang doormeer atau direparasi tersebut. Sebelumnya sopir harus mencatat dan melaporkan kerusakan saja yang perlu diperbaiki.
Jangan dibiasakan mentolerir adanya buah restan ( tinggal ) di lapangan (TPH)
Kapasitas setiap kendaraan harus semaksimal mungkin. Oleh karena itu, apabila TBS suatu afdeling sudah habis dari lapangan lebih cepat dari biasanya maka harus pindah ke afdeling lain yang transportasinya mengalami kendala,
Jangan ada gerak kendaraan yang tidak efesien,
Pengisian BBM setiap hari sudah harus selesai pukul 06.00 WIB.

6. Sistem Premi Transport

Tujuan premi transport adalah meningkatkan mobilisasi angkutan kebun agar lebih murah. Disamping itu, premi transport memudahkan pengawasan operasional. Sistem premi transport juga meningkatkan kesadaran dan tanggung jawab sopir/ operator/ kenek tentang pentingnya fungsi alat transport dalam mendukung operasi pendukung perusahaan serta pentingnya pemeliharaan alat transport. Dengan begitu, usia pakai ( life time ) alat akan meningkat dan losses TBS/ brondolan di jalan kebun/ TPH dapat ditekan atau dihindari.

a. Ketentuan Premi

Dasar perhitungan premi transport adalah kapasitas harian yang dicapai oleh kendaraan angkutan sebagai berikut ;

Tabel Dasar Perhitungan Premi Transport

*ketentuan ini mutlak harus berdasarkan uji coba di lapangan serta melihat kondisi dan situasi jalan ( topografi, jenis tanah mineral/ gambut, lebar jalan, arah lurus atau berbelok, dan lain – lain ), jenis alat angkut, serta kapasitas trailer.

Premi transport berlaku untuk angkutan TBS dan angkutan lain – lain,
Seluruh angkutan dikonversi ke dalam sataun ton,
Basis borong dinas ditentukan dalam angkutan ton TBS,
Untuk hari libur, seluruh angkutan tanpa basis borong dinas,
Tonase TBS dibawah basis diperkirakan sebagai angkutan lain – lain,
Untuk hari Jum’at, basis borong dinas sebesar 5/7 x borong dinas hari biasa dan premi dibayar seperti hari biasa,
Operator/ sopir dibantu oleh 3 orang kenek atau kurang, tergantung kebutuhan pekerjaan yang dilakukan.

b.Sanksi/ Denda

Sanksi/ denda diberlakukan apabila :

Brondolan tidak bersih di TPH,
Kelebihan muatan,
Tidak memuat atau mengambil TBS yang jatuh di jalan,
Buah tinggal bukan karena faktor alam,
Tidak mengisi carlog tepat pada waktunya dan tidak memelihara kendaraan serta inventaris alat perlengkapan, dan
kendaraan rusak/ kepater dalam blok yang disebabkan oleh kesengajaan/ kelalaian sopir/ operator.

7. ADMINISTRASI TRANSPORT

Sistem transport yang telah diatur dengan baik memerlukan sarana administrasi yang baik pula untuk memonitor efektivitas dan efisiensinya. Agar tujuan yang dimaksud dapat dicapai, diperlukan pengetahuan dan ketelitian personil dalam membaca angka – angka/ data indikator penyimpangan dan kemajuan kerja. Secara garis besar, administrasi transport dikelompokkan menjadi 3 bagian, yaitu sebagai berikut.

a. Administrasi Alat Kerja dan Mesin

Administrasi ini harus ada di setiap kendaraan/ alat berat/ mesin dan disimpan rapi di map khusus. Staf traksi, asisten afdeling, dan manajer harus sering melakukan pemeriksaan terhadap fisik kendaraan/ alat berat/ mesin – mesin. Administrasi ini terdiri dari :

Buku instruksi kerja,
Daftar perjalanan/ carlog,
Kartu perkakas kendaraan, dan
Jadwal servis.

b. Administrasi Bengkel Kantor Traksi ( papan kerja )

Administrasi ini berbentuk papan kerja yang dipasang di bengkel/ kantor traksi dengan tulisan yang cukup besar dan mudah dibaca, terdiri dari :

Rencana kerja harian traksi,
Peringatan keselamatan kerja ( pamflet – pamflet tehnis ),
Jadwal doormeer dan servsi kendaraan, alat berat serta mesin – mesin,
Daftar hasil kegiatan harian ( bangunan, alat panen, titi panen dan sebagainya ),
Daftar reparasi/ periksa per jenis alat,
Daftar/ peta situasi kondisi infrastruktur prasarana, jalan, jembatan, seksi panen dan buah restan.

c. Administrasi Kantor

Administrasi yang terdapat di kantor traksi mengikuti bagan alir, Administrasi tersebut terdiri dari : 

Riwayat kendaraan ( tahun kendaraan, tahun pakai, maintenance, overhaul dan sebagainya ),
Kartu perkakas,
Buku permintaan kendaraan afdeling,
Uraian perjalanan angkutan/ carlog ( premi ),
 Kartu kerja kendaraan ( lembur ),
Perincian pengangkutan,
Rekapitulasi angkutan setiap kendaraan,
Absensi harian operator/ pengemudi dan kenek per jenis alat,
 Rekapitulasi perkiraan biaya per jenis angkutan ( upah dan bahan per bulan ),
Laporan bulanan pemakaian BBM ( bensin, solar, pelumas, hidrolik dan sebagainya ),
Running account,
Perincian biaya operasi alat berat dan mesin pompa.

Kapasitas pengolahan buah, sangat tergantung kepada kapasitas pemasukan buah ke pabrik. Tetapi juga ada sebaliknya , kecepatan pemasukan buah yang continue ke pabrik ditentukan oleh lancarnya pengolahan itu sendiri, atau dengan kata lain, in-put buah ke pabrik, harus selaras dengan out-put lori kosong dari pabrik kelapangan.

Jadi untuk memperoleh kapasitas yang 45 – 50 ton / jam, kebun harus memasukan 20 – 22 lori / jam . Untuk menjaga kontiunitas pemasukan selanjutnya, pabrik sendiri juga harus mengeluarkan 20 – 22 lori / jam .

Hal – hal yang harus dijaga / dipelihara untuk tercapainya kapasitas yang dimaksud ialah :

Loko yang menarik lori buah harus dijaga / dirawat dengan  baik 
seksi / lori panen harus dalam keadaan sempurna .
Mengisi buah kedalam lori harus teratur, mulai dari memasukannya dituangan berat ± 2.300 kg / lori .
Jangan diisi terlalu penuh ( meninggi / melewati bibir samping lori) agar jangan sangkut masuk dipintu dan mencegah pergesekan ( frietion ) dengan dinding rebusan sendiri.
Jalan rail, weselan – weselan menuju rebusan dan rail didalam rebusan sendiri harus dalam kondisi baik .
Petugas dibawah Hoist crane harus teratur agar pengangkutan / transport buah ke dalam dan keluar rebusan dapat lancar. Untuk kelancaran ini juga perawatan seksi lori rebusan sangat penting .
Buah dari kebun harus masuk ke pabrik sebelum jam 12.00 Wib
Loko yang melangsir lori kosong harus tetap siap pakai, agar lori buah yang menuju Hoist crane jangan terhalang masuknya.

Dalam situasi produksi panen diatas 600 ton / hari, buah harus sudah masuk ke pabrik sebelum jam 12.00 Wib agar pengolahan dapat dimulai pada jam 12.00 Wib. Bila hal – hal tersebut diatas dapat dijaga secara konsisten, pengolahan buah dapat diselesaikan pada jam 03 – 04 pagi. Dampak positip bila pengolahan selesai jam 03 subuh ialah :

Pekerja tidak sempat mengantuk 
Mesin – mesin pengolahan berkurang jam kerjanya
Penghematan BBM waktu cukup untuk reperasi besok harinya 

8. Perawatan Truct dan Tractor Roda

Perawatan / pemeliharaan terhadap semua unit kendaraan yang beroda sangat penting sekali. Mengingat bahwa kendaraan – kendaraan tersebut harus operasi untuk pengangkutan produksi, sebelum mengalami kerusakan harus tetap mendapat perhatian. Dengan memperbaiki kerusakan – kerusakan kecil sedini mungkin maka kerusakan – kerusakan fatal akan dapat dihindarkan. Perawatan / pemeliharaan unit transport ini kami bagi dalam tiga bagian.

Doorsmer
Reparasi
Pemeliharaan oleh pengemudi

a. Doorsmer

Jadwal / waktu untuk doorsmer setiap minggu telah ditentukan pada awal bulan untuk setiap unit kendaraan. Masing – masing kendaraan tersebut telah diberi nama seperti Sn I/ III, Rb II / IV, St II/III yang maksudnya bahwa kendaraan tersebut harus doorsmer pada hari senen minggu I dan senen minggu ke III, yang lainnya pada hari rabu minggu ke II dan rabu minggu ke IV dan demikian selanjutnya. Jarak doorsmer satu I dengan ke II diperhitungkan ± 15 hari setelah menempuh 2.500 – 3.000 Km. Jarak tempuh untuk 15 hari diperkirakan 15 x 200 = 3.000 Km. Untuk traktor roda diperhitung ka operasi 10 jam / hari, jam yang tempuh untuk jalan doorsmer ± 150 jam bila :

a. Jalan / Medan yang ditempuh kendaraan tersebut tidak baik (kotor dan berdebu)

b. Jarak tempuhnya dekat atau sering berhenti. Jam yang ditempuh untuk jadwal doorsmer ± 150 jam. Bila waktu mengijinkan, setiap hari kendaraan – kendaraan tersebut harus dicuci. Tetapi kemungkinan waktu untuk pekerjaan tersebut tidak ada, karena tersita untuk transport buah. Tetapi sewaktu doorsmer, setiap kendaraan harus dicuci bersih baru dilayani untuk doorsmer ( ganti olie, filter, dan lain – lain ). Petugas untuk doorsmer ini telah ditentukan. Olie mana yang dipercayakan untuk tugas tersebut membuat bon olie dan filter yang diperlukan. Pekerjaan ini diawasi oleh kepala maintenance yang telah benar – bener dapat dipercayai untuk pelaksanaannya. 

c. Pada saat doorsmer yang pertama, hal – hal yang harus dikerjakan adalah :

Mesin

Periksa air pendinginan.
Periksa banyaknya elektrolit battery.
Periksa kekencangan tali kipas.
Ganti olie mesin.
Ganti olie pada saringan udara atau bersihkan elemennya.
Lumasi diapragma governor.
Stel putaran idling dan saat injeksi.
Bersihkan elemen saringan bahan bakar.

Chassis dan body

Periksa gerak bebas pedal kopling, rem dan gerakan rem tangan.
Periksa minyak kopling dan minyak rem.
Periksa slang – slang, pipa – pipa dan sambungan – sambungan yang kemungkinan bocor.
Lumasi chassis.
Rotasikan roda – roda.
Periksa tekanan angin ban.

d.Dan pada doorsmer yang selanjutnya hal – hal yang harus dikerjakan ialah :

Mesin

Ganti air pendingin.
Periksa battery.
Periksa tali kipas.
Ganti olie.
Lumasi pompa air.
Periksa slang – slang dan pipa – pipa berikut sambungan – sambungannya.
Ganti saringan olie.
Periksa pembatas pengambilan udara ( air intake shutter ).
Ganti olie saringan udara atau elemen saringan udara.
Ganti elemen saringan bahan bakar.
Periksa saringan pompa penyalur ( feed pump ).
Periksa tutup tanki bahan bakar, slang – slang, pipa – pipa bahan bakar dan sambungan – sambungan.
Kencangkan baut – baut / mur – mur.
Periksa sistem pemanas awal ( glow – plug ).
Stel celah katup.
Periksa saat injeksi.
Periksa nozzle dan lumasi.
Periksa putaran idling.
Ganti diapragma governor.
Chasis dan Body
Periksa sistem kopling ( pedal, master, pipa –pipa dan minyak kopling).
Periksa sistem rem ( pedal, slang, pipa, sepatu dan minyak rem kerja booster dan saringan udaranya ).
Periksa suspensi depan dan belakang.
Periksa olie bak gigi kemudi.
Lumasi chasis.
Periksa oli transmisi, transfer ( bj ) dan differential.
Ganti gemuk bantalan roda.
Lumasi poros propeller.
Kencangkan baut – baut / mur – mur pada chasis dan body.
periksa gerakan roda kemudi dan lengan lengan penghubungnya. 
Periksa bekerjanya semua alat – alat kelistrikan.
Periksa tekanan angin ban.
Rotasikan roda – roda

Dibawah ini kami gambarkan secara sistematis pekerjaan – pekerjaan doorsmer servis awal bulan ( minggu I ) dan tengah bulan (minggu ke III).

Minggu I pada jarak ± 2.500 KM atau ± 150 jam
Minggu III pada jarak ± 5.000 km atau ± 300 jam

Operasi perawatan :

P = periksa,
S = Stel,
G = Ganti,
K = Kencangkan,
L = Lumasi

Khusus untuk truck jenis tipper, ada pelumasan an 2 x 1 minggu terhadap semua nipple pada system hydraulicknya. Truck tipper yang baru operasi 3 bulan, diadakan penggantian minyak hydraulick dari dalam hoist cylinder 1 x setahun. Pekerjaan doorsmer ini akan memakan waktu 4 – 5 jam, diusahakan pada waktu tersebut, segala persoalan – persoalan / kekurangan – kekurangan kecil dapat dikerjakan secara tuntas.

b. Reparasi

Ruang atau bengkel untuk reparasi sudah tersedia dengan baik. dalam rungan tersebut, pekerjaan resparasi sudah dapat dikerjakan pada waktu siang hari, malam dan pada hari hujan. Fasilitas alat – alat atau sarana – sarana untuk pekerjaan reparasi di bengkel motor diusahakan semaximal mungkin seperti kunci – kunci, bais, grenda, bor listrik dan lain – lain. Semenjak Agustus 1983, pekerjaan general overhaul engine dikerjakan ditempat. Beberapa alat seperti Crankshaft, blok mesin, injecktie pom yang menghendaki reparasi / bubut dan lain – lain, dikirim ke bagian teknik / tenol untuk pelaksanaan perbaikannya di medan. Sepeda motor yang digunakan asisten lapangan, perawatan / reparasinya dikerjakan dibengkel ini juga.

c, Pemeliharaan Oleh Pengemudi

Untuk menjaga daya tahan atau ” life time ” dari seluruh unit kendaraan ini, faktor pengemudi memegang peranan penting. Setiap pagi sebelum kendaraan dihidupkan, para pengemudi harus memeriksa : air pendingin mesin / radiator, olie mesin, air batery, minyak rem dan tali kipas. Secara insidentil, para asisten harus mengontrol hal – hal tersebut. Tanpa perintah dari kepala perawatan / maintenance, pencucian kendaraan sudah dilaksanakan pada sore hari bila waktu masih tersedia ( antara jam 18 – 19 ). Para pengemudi harus dibina / diarahkan untuk mengoperasikan kendaraannya dengan baik dan tetap memperhatikan rambu – rambu jalan. Kepada mereka diberikan petunjuk – petunjuk mengemudikan kendaraan tersebut dijalan umum, dijalan kebun, dan tetap diingatkan juga situasi / kondisi jalan yang dilaluinya. Untuk membawa muatan / beban, jangan sampai terjadi unsur pemaksaan kapasitas yang diizinkan maksimal 5 ton / kendaraan kepada para pengemudi ditekankan, harus mengisi daftar perjalanan car-log op-Tr 01 setiap hari dan menyerahkannya setiap pagi kepada Asisten untuk kontrol kebenaran dan pengesahannya. 

7. MAINTENANCE UMUM

Semua kendaraan yang dioperasikan kelapangan harus dalam kondisi baik / sehat.
Kendaraan – kendaraan yang di poolkan di pabrik ataupun yang berpangkalan di Divisi, perawatan / pemeliharaannya adalah tanggung jawab kepala urusan Traksi / Teniker I.
Pelaksanaan dari jadwal doorsmer / service yang telah ditetapkan sesuai dengan nama / kode dari masing – masing kendaraan harus dilaksanakan dengan konsisten.
Semboyan dari maintenance / perawatan terhadap semua kendaraan yang bergerak : ” Kerusakan yang kecil jangan diabaikan, karena sudah pasti mengakibatkan kerusakan / kerugian yang besar ”.
Tukang, pembantu tukang, olie man yang bekerja untuk perawatan / pemeliharaan kendaraan – kendaraan tersebut, haruslah mempunyai pengalaman, ketrampilan dan dedikasi yang baik terhadap perusahaan. Kepada mereka harus diberikan bimbingan, pengarahan yang positif agar ” Life time ” dari apa yang dikerjakan mereka dapat dipertanggung jawabkan.